Le aziende possono avere la necessità di condividere la stessa informazione con più persone nello stesso momento: una promozione, il lancio di un prodotto, una scadenza oppure un aggiornamento di servizio. Per raggiungere un insieme ampio di destinatari in modo ordinato, però, non basta preparare un contenuto e inviarlo. Occorre stabilire quale obiettivo perseguire, a chi rivolgersi e quale azione suggerire a chi riceve il messaggio.
Tra le modalità disponibili rientrano le campagne broadcast su WhatsApp, utilizzate per distribuire comunicazioni promozionali, informative o di servizio a una o più liste di contatti. Rappresentano quindi uno degli strumenti attraverso cui le aziende possono gestire invii su larga scala, con la possibilità di programmarne la partenza in una data e in un orario specifici.
L’ampiezza della lista costituisce soltanto uno degli elementi da considerare. Obiettivo, destinatari, contenuto e tempistica devono essere definiti prima della partenza e rimanere coerenti. Una progettazione accurata aiuta a rendere il messaggio comprensibile, indirizzarlo alle persone interessate e individuare i dati utili per valutarne successivamente l’andamento.
Partire dall’obiettivo della campagna
Una campagna può annunciare una promozione, presentare una novità, ricordare una scadenza o condividere un’informazione utile. La finalità scelta orienta le decisioni successive, dalla selezione dei contatti alla formulazione della call to action.
Anche il risultato atteso deve essere definito con precisione. Il messaggio può invitare a visitare una pagina, completare un acquisto, prenotare un appuntamento, richiedere informazioni o rispondere direttamente in chat. Stabilire in anticipo quale comportamento si vuole favorire permette di costruire una comunicazione più chiara e di scegliere le metriche con cui valutarla.
La lista dei destinatari deve seguire la stessa logica. Non è necessario coinvolgere l’intero database quando l’argomento riguarda soltanto una parte dei contatti: il target va individuato in funzione dell’obiettivo e dell’effettiva pertinenza del contenuto.
Costruire un template chiaro e riconoscibile
Per avviare una campagna su WhatsApp, è necessario utilizzare template sottoposti alla revisione e all’approvazione di Meta. Questi possono includere testo, immagini, video o documenti ed essere completati con pulsanti di risposta rapida, collegamenti a pagine web o comandi per effettuare una chiamata.
La presenza di più elementi non deve però compromettere l’immediatezza. Chi riceve il messaggio dovrebbe comprendere rapidamente da chi proviene, per quale motivo è stato inviato e quale azione può compiere.
Programmare l’invio e le attività successive
Data e orario non sono dettagli secondari. Una promozione con scadenza, un promemoria e un aggiornamento di servizio rispondono a esigenze temporali differenti e devono raggiungere il destinatario in un momento coerente con la loro funzione.
Anche lo sviluppo successivo della campagna va stabilito in anticipo. L’attività può concludersi con un unico messaggio oppure prevedere ulteriori comunicazioni in base alle risposte o alle azioni dei destinatari.
Dalla pianificazione al monitoraggio: le campagne broadcast con Spoki
La preparazione di una campagna comprende quindi diversi elementi: scelta dei destinatari, creazione del messaggio, programmazione e verifica dei risultati. Spoki – piattaforma di Customer Engagement Management dedicata alla gestione delle comunicazioni tra aziende e clienti – supporta questi passaggi attraverso l’API ufficiale di WhatsApp Business, permettendo di pianificare invii su larga scala.
Per organizzare l’invio di messaggi WhatsApp massivi, le aziende possono assegnare un nome alla campagna, selezionare una o più liste di contatti, scegliere un template approvato e stabilire data e ora di avvio. È inoltre possibile aggiungere singoli destinatari non presenti nelle liste e decidere se limitarsi all’invio del messaggio oppure collegarlo a un’automazione più articolata.
Le campagne pianificate possono essere consultate tramite una vista calendario o una visualizzazione in elenco, che ne mostra stato, avanzamento e data di partenza. Al termine dell’attività, Spoki consente di verificare lo stato dei messaggi, distinguendo tra invii effettuati, ricevuti, letti o non recapitati. I dati raccolti permettono così di valutare l’esito della campagna e individuare eventuali aspetti da migliorare nelle comunicazioni successive.
L’efficacia di una campagna broadcast, quindi, non dipende soltanto dal numero di contatti raggiunti. Nasce dalla coerenza tra le decisioni prese prima dell’invio e le informazioni osservate dopo la sua conclusione: pianificazione, esecuzione e analisi devono avere lo stesso peso.